À quoi sert un cahier des charges
C’est le document de référence entre vous et votre prestataire. Il fixe les tâches, les zones, la fréquence de chaque tâche, les horaires et les accès, et il sert à trois moments.
Avant le contrat, il permet de demander des devis sur une base identique, donc de les comparer. Pendant le contrat, il sert de repère : chacun sait ce qui est prévu, et une remarque peut être formulée précisément. Quand vos besoins changent, il se met à jour, et le devis avec lui.
Il n’a pas besoin d’être long, mais il doit être précis. « Nettoyer les bureaux » ne dit rien. « Aspirer les sols et vider les corbeilles à chaque passage, dépoussiérer les postes une fois par semaine » dit tout.
Il protège aussi les deux parties. En cas de désaccord sur une prestation, on se réfère au document plutôt qu’aux souvenirs de chacun. Et quand un nouveau responsable arrive, chez vous comme chez le prestataire, il retrouve immédiatement ce qui a été convenu.
Les six rubriques essentielles
Les locaux
Adresse, surface, niveaux, liste des pièces, nature des sols et nombre de personnes présentes.
Les tâches par zone
Corbeilles, sols, dépoussiérage, sanitaires, cuisine, vitres intérieures : zone par zone.
La fréquence de chaque tâche
Les sanitaires à chaque passage, les vitres plus rarement : une fréquence par tâche, pas une seule pour tout.
Les horaires et les accès
Créneaux d’intervention, clés ou badges, alarme, zones à accès restreint.
Les produits et consommables
Qui fournit le papier, le savon et les sacs, et vos éventuelles exigences sur les produits.
Le suivi
Un interlocuteur de chaque côté, une façon simple de signaler une remarque, un point au démarrage.
Exemple de tâches par zone
Un exemple à adapter : les fréquences dépendent de votre activité et se fixent ensemble lors de la visite.
| Zone | Tâches types | Fréquence à préciser |
|---|---|---|
| Bureaux | Corbeilles, sols, dépoussiérage des postes et du mobilier | Corbeilles et sols à chaque passage, dépoussiérage selon l’usage |
| Sanitaires | Nettoyage et désinfection, réapprovisionnement des consommables | À chaque passage |
| Cuisine et salle de pause | Plans de travail, évier, extérieur des appareils, sols | À chaque passage ou plusieurs fois par semaine |
| Accueil et circulations | Sols, portes vitrées, points de contact | Selon la fréquentation |
| Vitres | Faces intérieures, voire extérieures | Rythme propre, souvent plus espacé |
Les erreurs fréquentes
La plupart des déceptions viennent d’un document trop vague ou jamais mis à jour. « Nettoyage complet » ou « selon les besoins » ne permettent ni de chiffrer ni de contrôler.
L’autre piège est d’imposer une fréquence unique à toutes les tâches : le devis grossit sans que le résultat s’améliore. Mieux vaut traiter les sanitaires à chaque passage et espacer ce qui peut l’être.
Comment nous l’établissons avec vous
Inutile d’arriver avec un document rédigé. Lors de la visite, nous parcourons vos locaux avec vous, notons les zones, les accès et vos attentes, puis nous rédigeons le cahier des charges qui accompagne le devis. Vous le relisez, le modifiez si besoin, et il devient la référence de nos passages.
C’est la base de notre méthode pour tous nos contrats d’entretien régulier, qu’il s’agisse de bureaux, de commerces ou de parties communes de copropriété. Pour une intervention ponctuelle, remise en état ou fin de chantier, le principe reste le même : le devis décrit les surfaces, les tâches et la date prévue, pour que chacun sache à quoi s’attendre.
Devis gratuit et cahier des charges
Nous visitons vos locaux, rédigeons le cahier des charges avec vous et vous remettons un devis gratuit.